L’accessibilité numérique est au cœur des préoccupations liées au développement ou à la mise à disposition de sites web ou d’applications tant auprès du public que des personnels internes Vilogia.

Cette volonté s’illustre par l’élaboration de ce schéma pluriannuel d’accessibilité numérique associé à des plans annuels d’action, dans l’objectif d’accompagner la mise en conformité RGAA (Référentiel général d’accessibilité pour les administrations) et l’amélioration progressive des sites web et applications concernés.

L’élaboration, le suivi et la mise à jour de ce schéma pluriannuel est placé sous la responsabilité du référent accessibilitéenvoi mail.

Sa mission est de promouvoir l’accessibilité par la diffusion des normes et des bonnes pratiques, accompagner les équipes internes par des actions de formations notamment, de contrôler et de veiller à̀ l’application de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 en procédant à des audits réguliers, assurer la prise en charge des demandes des utilisateurs et de manière générale la qualité du service rendu aux utilisateurs en situation de handicap.

Ce référent doit avoir la responsabilité et l’autorité en particulier pour :

• Assurer que les processus nécessaires à la prise en compte de l’accessibilité sont établis, mis en œuvre et entretenus ;
• Rendre compte à la direction du niveau d’accessibilité et de tout besoin d’amélioration ;
• Assurer que la sensibilisation aux exigences d’accessibilité dans tout l’organisme est encouragée ;
• Être le point d’entrée unique sur les sujets d’accessibilité numérique.

Il est joignable à l’adresse mail : referent.accessibilite@vilogia.fr

Les services de communication au public en ligne sont définis comme toute mise à disposition du public ou de catégories de public, par un procédé de communication électronique, de signes, de signaux, d’écrits, d’images, de sons ou de messages de toute nature qui n’ont pas le caractère d’une correspondance privée (article 1er de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique). Conformément au II de l’article 47 de la loi du 11 février 2005 précitée, ils comprennent notamment :

• Les sites internet, intranet, extranet ; les progiciels, dès lors qu’ils constituent des applications utilisées au travers d’un navigateur web ou d’une application mobile ;
• Les applications mobiles qui sont définies comme tout logiciel d’application conçu et développé en vue d’être utilisé sur des appareils mobiles, tels que des téléphones intelligents (smartphones) et des tablettes, hors système d’exploitation ou matériel ;
• Le mobilier urbain numérique, pour leur partie applicative ou interactive, hors système d’exploitation ou matériel.

Certains contenus sont exemptés de l’obligation d’accessibilité et se situent hors champ de l’obligation légale :

• Les fichiers disponibles dans des formats bureautiques publiés avant le 23 septembre 2018, sauf s’ils sont nécessaires à l’accomplissement d’une démarche administrative relevant des tâches effectuées par l’organisme concerné ;
• Les contenus audio et vidéo préenregistrés, y compris ceux comprenant des composants interactifs, publiés avant le 23 septembre 2020 ;
• Les contenus audio et vidéo pré-enregistrés, y compris ceux comprenant des composants interactifs, publiés avant le 23 septembre 2020 ;
• Les contenus audio et vidéo diffusés en direct, y compris ceux comprenant des composants interactifs ;
• Les cartes et les services de cartographie en ligne, sous réserve que, s’agissant des cartes destinées à fournir une localisation ou un itinéraire, les informations essentielles soient fournies sous une forme numérique accessible ;
• Les contenus de tiers qui ne sont ni financés ni développés par l’organisme concerné et qui ne sont pas sous son contrôle ;
• Les reproductions de pièces de collections patrimoniales qui ne peuvent être rendues totalement accessibles en raison :
  • Soit de l’incompatibilité des exigences en matière d’accessibilité avec la préservation de la pièce concernée ou l’authenticité de la reproduction notamment en termes de contraste ;
  • Soit de l’indisponibilité de solutions automatisées et économiques qui permettraient de transcrire facilement le texte de manuscrits ou d’autres pièces de collections patrimoniales et de le restituer sous la forme d’un contenu compatible avec l’obligation d’accessibilité ;
• Les contenus des intranets et des extranets publiés avant le 23 septembre 2019, jusqu’à ce que ces sites fassent l’objet d’une révision en profondeur ;
• Les contenus des sites internet et des applications mobiles qui ne sont ni nécessaires à l’accomplissement d’une démarche administrative active ni mis à jour ou modifiés après le 23 septembre 2019, notamment les archives.

Le périmètre identifié chez Vilogia :

• 2 sites web : vilogia.fr (refonte planifiée), espace-locataire.vilogia.fr (accessibilité partielle + refonte en cours)
• 1 application pour smartphones : espace locataire (accessibilité partielle + refonte en cours)
• 1 intranet (refonte planifiée)

Une évaluation en termes de besoins humains et financiers est en cours d’élaboration, elle conduira à l’établissement d’un poste budgétaire dédié à l’accessibilité numérique. Le présent schéma sera mis à jour à l’issue de ce processus.

Tout au long de la période d’application de ce schéma, des actions de formation et de sensibilisation vont être organisées afin de permettre aux personnels intervenant sur les sites et les applications de développer, éditer et mettre en ligne des contenus accessibles.

Dès aujourd’hui, le plan est mis en œuvre avec :

• Une formation des équipes de développeurs qui nous accompagnent dans notre démarche (réalisé en septembre 2020)
• Une sensibilisation de collaborateurs de directions multiples (Ressources Humaines, Innovation Social, Direction des Systèmes d’informations et du Numérique, Qualité) à l’accessibilité (réalisé en septembre 2020)

Chaque fois que nécessaire il sera fait appel à des intervenants externes afin d’accompagner Vilogia dans la prise en compte de l’accessibilité. Cela recouvre par exemple les actions de sensibilisation et de formation, les actions d’accompagnement et plus particulièrement les actions d’audits et de certification des sites web et applications concernées.

La démarche est entreprise avec l’accompagnement par une ESN spécialisée dans l’accessibilité : Urbilog(Redirection externe) Site web d'Urbilog.

Les objectifs d’accessibilité et de conformité au RGAA vont être inscrits et rappelés dès le début des projets dont ils constitueront un axe majeur et une exigence de base. De la même manière, ces objectifs et ces exigences seront rappelés dans les éventuelles conventions établies avec les partenaires.

Comme pour le RGPD, l’accessibilité est citée dans la réflexion nécessaire à la construction des fiches d’engagement des projets.

Si des tests utilisateurs sont organisés, en phase de conception, de validation ou d’évolution d’un site web ou d’une application, le panel d’utilisateurs constitué comprendra dans toute la mesure du possible des personnes en situation de handicap.

L’accessibilité numérique et la conformité au RGAA doivent constituer une clause contraignante et participer à l’évaluation de la qualité de l’offre d’un prestataire lors de la commande de travaux au travers des appels d’offres notamment. Les procédures d’élaboration des marchés ainsi que les règles d’évaluation des candidatures doivent être adaptées pour prendre en compte les exigences de conformité au RGAA.

Lors de la création des fiches de poste et les procédures de recrutement, une attention particulière va être portée sur les compétences en matière d’accessibilité numérique des personnels intervenant sur les services numériques.

Conformément aux dispositions prévues par le RGAA et aux attentes légitimes des utilisateurs, un moyen de contact va être mis en place, au fur et à mesure des travaux de mise en conformité, sur chaque site ou application permettant aux utilisateurs en situation de handicap de signaler ses difficultés.

Afin de répondre à ses demandes, la mise en place d’une procédure spécifique d’assistance va être étudiée avec l’ensemble des services et des personnels impliqués.

Dans l’attente, les demandes seront traitées par le référent accessibilité envoi d'un email . responsable de l’élaboration, la mise en place et le suivi de ce schéma pluriannuel.

Chaque site ou application fera l’objet lors de la mise en ligne initiale, lors d’une mise à jour substantielle, d’une refonte ou à la fin des opérations de mises aux normes, d’un contrôle permettant d’établir une déclaration de conformité conformément aux termes de la loi.

Pour en garantir la sincérité et l’indépendance, ce contrôle sera effectué en interne par une personne formée qui n’aura pas été impliquée dans le projet ou par l’intermédiaire d’un intervenant externe spécialisé.

Ces opérations de contrôles destinés à l’établissement ou la mise à jour des déclarations de conformité interviennent en complément des opérations habituelles de recette et contrôles intermédiaires qui seront organisées, si nécessaire, tout au long de la vie des projets.

Compte tenu des informations recueillies lors de l’élaboration de ce schéma, la complexité des sites et applications, leur classement par ordre de priorité et leur évaluation en termes de faisabilité, les opérations de mise en conformité vont s’étaler sur les années à venir.

Le schéma listera les mesures correctives qui seront prises pour traiter les contenus non accessibles, y compris un calendrier de mise en œuvre de ces mesures, tenant compte du caractère prioritaire des contenus les plus consultés et des services les plus utilisés.

Par ailleurs, le schéma pourra lister les mesures d’accessibilité non obligatoires, notamment l’accès aux contenus audio et vidéo en langue des signes, la traduction de certains contenus en langage simplifié et tout autre mesure permettant de prendre en compte des critères de niveau triple AAA, des normes internationales.

La page d’accessibilité du site de VILOGIA affichera obligatoirement l’une des mentions suivantes :

• « Accessibilité : totalement conforme » si tous les critères de contrôle du RGAA sont respectés ;
• « Accessibilité : partiellement conforme » si au moins 50 % des critères de contrôle du RGAA sont respectés ;
• « Accessibilité : non conforme » s’il n’existe aucun résultat d’audit en cours de validité permettant de mesurer le respect des critères ou si moins de 50 % des critères de contrôle du RGAA sont respectés.

Cette mention peut être cliquable et conduire vers la déclaration d’accessibilité.

Les sites internet disposeront d’une page dédiée (« accessibilité ») accessible directement depuis la page d’accueil et depuis n’importe quelle page du service de communication publique en ligne qui contient les éléments suivants :

• La déclaration d’accessibilité selon le modèle fixé par le référentiel RGAA ;
• Le schéma pluriannuel de mise en accessibilité ou un lien vers celui-ci ;
• Le plan d’actions de l’année en cours ou un lien vers celui-ci.

Il est recommandé d’utiliser une adresse internet (ou URL) standardisée telle que « www.nomdusite.extension/accessibilite ».

Vilogia gère 5 sites internet, extranet et intranet et 2 applications mobiles à destination du public ou de ses personnels.

Chaque site ou application a été qualifié selon des critères tels que :

• La fréquentation,
• Le service rendu,
• La criticité,
• Le cycle de vie (date de la prochaine refonte)
• Ou encore les technologies employées.

Des évaluations rapides de l’accessibilité, permettant de servir de socle à l’élaboration des interventions d’audits ont été ou vont être réalisées sur l’ensemble des sites et applications concernés.

Ces évaluations portent sur un nombre de critères choisis pour leur pertinence en termes d’évaluation de la complexité et la faisabilité de la mise aux normes RGAA.

L’annexe 1 (infra : « Annexe 1 : périmètre technique et fonctionnel public ») décrit les éléments pouvant être rendus publics du périmètre technique et fonctionnel. En effet, certaines applications peuvent ne pas être rendues publiques pour des raisons de sécurité ou de confidentialité par exemple.

L’analyse de l’accessibilité tiendra compte des dérogations au RGAA dans les situations où il n'est pas possible de rendre des contenus accessibles :

• Les contenus fournis par un tiers : par exemple les contenus publiés par les utilisateurs du site, les contenus non contrôlés provenant de sources extérieures ;
• L’archivage et la mise à disposition de contenus obsolètes (les contenus relevant de la mission de sauvegarde à titre patrimonial de l'Internet par les acteurs publics désignés par la loi peuvent faire l'objet d'une dérogation) ;
• Les contenus en téléchargement en nombre important : les contenus ayant plus de deux ans notamment.

La mise en conformité tiendra compte de la notion d’aménagement raisonnable : on entend par “aménagement raisonnable” les modifications et ajustements nécessaires et appropriés n’imposant pas de charge disproportionnée ou indue apportés, en fonction des besoins dans une situation donnée, pour assurer aux personnes handicapées la jouissance ou l’exercice, sur la base de l’égalité avec les autres, de tous les droits de l’homme et de toutes les libertés fondamentales ».

Cela nécessite de pouvoir arbitrer lorsqu’une correction engage un volume de travail ou une charge budgétaire trop importants par rapport à l’impact réel sur l’utilisateur. Dans ce cas, le RGAA propose de déroger à ces contenus, si nécessaire au profit d’une méthode alternative permettant, in fine, à l’utilisateur d’accéder aux contenus concernés.

Les contenus non accessibles doivent être signalés à l’utilisateur sur la page d’aide et dans la déclaration de conformité pour qu’il soit informé de la proportion des pages concernées et de leur localisation dans les rubriques du site.

Il est important de rappeler qu’en vertu de l’article 11 de la loi de février 2005, la personne handicapée a droit à la compensation des conséquences de son handicap quels que soient l’origine et la nature de sa déficience, son âge ou son mode de vie.

De ce fait, Vilogia a l’obligation de prendre les moyens nécessaires afin de donner accès, dans un délai raisonnable, aux informations et fonctionnalités recherchées par la personne handicapée, que le contenu fasse l’objet d’une dérogation ou non. La possibilité de demander un contenu alternatif accessible doit être offerte à l’utilisateur sur la page d’aide via un moyen de contact accessible (adresse électronique ou formulaire de contact).

Pour rappel :

• Les sites créés à partir du 1er octobre 2019 doivent impérativement répondre aux exigences du référentiel à compter de cette date.
• Dès le 1er octobre 2020, pour ceux conçus avant le 1er octobre 2019.
• Délai prolongé pour les applications mobiles, progiciels et mobilier urbain numérique, jusqu'au 1er juillet 2021.

Le schéma pluriannuel et le plan d’action de l’année en cours seront accessibles en ligne(Redirection externe)Lien vers la page des plans d'actions annuels d'accessibilité numérique sur le site de l'espace locataire Vilogia. Des liens vers ces documents figurent au sein de la déclaration d’accessibilité des services de communication au public en ligne dépendant de l’entité. Ils sont publiés dans un format accessible.